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Allgemeine Kundeninformation

Allgemeine Kundeninformationen:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir möchten Sie mit der nachfolgenden Information auf neue Regelungen zum Datenschutz hinweisen, die zum Stichtag 25. Mai 2018 verbindlich umzusetzen sind. Betroffen hiervon sind alle Unternehmen und Betriebe, die Daten verarbeiten. Verantwortlich für die Einhaltung der neuen Regularien ist der jeweilige Betriebsinhaber/Geschäftsführer.

Wie Sie vielleicht schon der Presse entnommen haben, ist der Datenschutz unter neue rechtliche Anforderungen gestellt worden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das hierauf geänderte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erlegen den Datenverarbeitern umfangreiche Pflichten, insbesondere zur Dokumentation und Nachweisbarkeit, auf. Alle Vorgaben der neuen rechtlichen Regelungen müssen ab dem 25.05.2018 erfüllt sein, um Konflikte mit den Datenschutzbehörden zu vermeiden. Der Knackpunkt der Verordnung: Es können nach Artikel 83 der DSGVO, Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro verhängt werden.

Gleichzeitig mit der DSGVO hat der bundesdeutsche Gesetzgeber auch Spielräume der Verordnung genutzt und diese im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) niedergelegt.

Die Datenverarbeitung steht somit unter neuen und deutlich strengeren Regelungen als bisher. Sie sind verpflichtet ein schlüssiges und nachweisbares Konzept der Datenverarbeitung in Ihrem Betrieb/Unternehmen vorzuweisen. Hierzu zählen beispielsweise Verzeichnisse über sämtliche Datenverarbeitungsprozesse und Löschungsfristen von verarbeiteten Daten, Datenschutzerklärungen für Webauftritte und auch für Kunden.
Betriebe bei denen mindestens 10 Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind, müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen und bekannt geben. Zu beachten ist, dass die 10-Personen-Regel die Kopfzahl meint und nicht nach Aushilfskräften, Teilzeitmitarbeitern, Unternehmensinhaber etc. differenziert. Jeder der (unabhängig wie häufig) Daten verarbeitet, also mit Daten arbeitet, muss gezählt werden.
Sollten sich Kunden, Mitarbeiter oder auch Geschäftspartner/Konkurrenten bei der jeweiligen Datenschutzbehörde (in Länderzuständigkeit) beschweren, ist die Behörde zur Prüfung verpflichtet. Somit besteht ab dem 25.Mai 2018 die Gefahr einer Datenschutzprüfung in Ihrem Betrieb, die unabhängig vom Außenauftritt erfolgen kann. Mit dieser Gefahr geht auch die Gefahr einher, dass bei Beanstandungen durch die Datenschutzbehörden empfindliche Bußgelder verhängt werden.

Aus diesem Grund raten wir Ihnen dringend, die Datenverarbeitungsprozesse zu überprüfen und gemäß der Regelungen der DSGVO sowie des BDSG umzusetzen.

Was muss ich als Unternehmer/Betriebsinhaber bis spätestens 25.05.2018 tun?
Sie müssen ein schlüssiges und an den Regelungen der DSGVO sowie des BDSG ausgerichtetes Datenverarbeitungskonzept erstellen. Dies umfasst u.a.:

1.      Prüfung ob Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt und ggf. Benennung dessen.
2.      Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses der im Betrieb/Unternehmen zu verarbeitenden Daten.
3.      Anpassung aller Vertragswerke, Einwilligungserklärungen, Datenschutzhinweise etc.
4.      Überprüfung der IT-Struktur, insbesondere der Sicherheitskonzepte.
5.      Information und Schulung der Mitarbeiter, Sensibilisierung für Datenschutz.

Gerne stehen wir Ihnen hierbei beratend zur Seite und prüfen mit Ihnen gemeinsam die individuellen Anforderungen an Ihr Unternehmen.
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